تنظيم الوقت والتخطيط لأسبوعك هو الأداة الأولى لزيادة إنتاجية المديرين ورواد الأعمال وغيرها للوصول إلى نتائج ومتعة أكثر بتوتر أو ضغوط أقل، فكيف تخطط اسبوعك في 30 دقيقة فقط؟ اقرأ مقالنا الذي كتبناه لك وابدأ رحلة إنتاجيتك.
كيف سيساعدك تنظيم الوقت كصاحب مشروع؟
هناك العديد من الفوائد التي ستتحقق لك ولمشروعك من تنظيم الوقت، أهمها:
تنظيم الوقت يعني مزيدًا من الوضوح
أهم شيء يمنحه لك تنظيم الوقت هو الوضوح الكبير، وهو ما يفتقر إليه الكثير من أصحاب الأعمال اليوم، لأنهم أيامهم تزدحم، وأعمالهم تتأجل بسبب كثرتها وتوترهم تجاهها ولا يعلمون ما هو الأهم ومتى يمكن فعله، وبالتالي وضع خطة للأسبوع كاملًا، وهو ما يمنحك الوضوح.
ضغوطًا أقل
عدم الوضوح الناتج عن سوء أو عدم تنظيم الوقت، يسبب الكثير من التوتر والضغوط، وهذا لأنه يتعين عليك العمل بسرعة لإنجاز المهام الصعبة أو العاجلة التي تأتيك، وحتى لو أخذت منها راحة من أجل الاستمتاع بلحظاتك، فإنها تبقى في عقلك الباطن وتضغط على جودة حياتك!
لهذا، التخطيط المسبق لأسبوعك قبل أن يبدأ يمكن أن يعطيك لمحة عما هو متوقع منك لإنجازه وهو ما يرفع عنك الضغوط، خصوصًا لو كنت مستعدًا للطوارئ كما سنضع في خطواتنا التالية التي سوف نذكرها لك.
تركيزًا أكثر وتشتيتًا أقل لانتباهك
بمجرد أن تكون على علم بما ينبغي عليك فعله، ومتى يمكن إنجازه لن تضطر إلى التفكير في حجم املهام الكبيرة عليك، لأنك تعرف بالفعل ماذا سوف تفعل حيالها، بل ستركز فقط على الإنجاز، فيما إذا انشغلت ولم تعرف ما الذي عليك فعله، ستبقى منشغلًا طول الوقت، ويبدأ اهتمامك بالتشتيت، وبالتالي ضياع الوقت دون إنجاز يرضيك!
تحديد الأولويات بسهولة
أثناء التخطيط الأسبوعي عبر عملية تنظيم الوقت، أنت تقوم بالفعل بتحديد الأولويات، وتضع المهام الأكثر أهمية في أسبوعك وتحتفظ بالمهام الأقل أهمية لما بعد، وبالتالي تعرف ما يتطلب إنجازه أولًا وما تم وما تبقى!
إنجاز المزيد من الأشياء
يمنحك وجود خطة أسبوعية كصاحب مشروع أو رائد أعمال أن تكون أكثر إنتاجية، سواء بوضوح ما تحتاج لإنجازه، أو أولوياتك أو بتقليل الضغوط، وهو ما يؤدي إلى إنجاز المزيد من الأشياء. وفي الواقع، وفقًا لدراسات برنامج إدارة المشاريع Asana، فإن العاملين في المكاتب يقضون ما يقرب من 60% من وقتهم في تخطيط وتنسيق الأعمال وحوالي 30% فقط من الوقت في تنفيذ الأعمال.
بالتالي، من خلال وجود خطة أسبوعية وتنظيم الوقت، ستتمكن أنت وفريقك من تقليل جزء التخطيط والتنسيق في العمل من 60% إلى أقل من 20%، وبالتالي قضاء المزيد من الوقت في الإنتاج الفعلي.
الحرّية
نعني بالحرية هنا، أن تتمكن من قضاء بعض الوقت بعيدًا عن العمل والاستمتاع بالحياة، وإيجاد وقت فراغ لا تفكر فيه بعملك، بل بحياتك والعيش، ولسوء الحظ معظم أصحاب المشاريع لا يستطيعون فعل هذا اليوم، إما لأنهم يقضون أغلب وقتهم في العمل وتراكم الأعمال الحالية على الأعمال المفاجئة دون تخطيط، أو لكونهم على اتصال دائم بالعمل من خلال البريد الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي، أو من خلال التفكير الذي لا يتوقف، بالتالي، وجود خطة أسبوعية سيقلل من هذا التوتر، ويزود الإنتاجية ويمنحك وقتا للاستمتاع بحياتك والانفصال عن العمل وإن قليلًا وهو مهم، مهما كانت مسؤولياتك!
كيفية تخطيط الأسبوع وتنظيم الوقت لأصحاب المشاريع
جهّز البيئة لراحتك
قبل أن تبدأ في تنظيم الوقت وتخطيط الأسبوع، ادخل في جو مريح أولًا، لأن التخطيط ليس مهمة ضرورية يجب القيام بها في أسرع وقت، بل تحتاج إلى تجهيز كوب قهوة والجلوس مستريحًا في بيئة جاهزة لك، وهو ما ينبغي أن تبدأ منه رحلتك في التخطيط لأسبوعك.
أنشئ هرم لأهدافك
قبل أن تقوم بالتخطيط لأسبوعك أيضًا من المهم أن تقوم بوضع أهدافك في شكل هرمي، بتحديد الأشياء التي ستعمل عليها على مدار الأسبوع سواء المعروفة أو المتراكمة من قبل، أو التي قد تفاجئك، وإن كنت قرأت كتاب ديفيد ألين الشهير "Getting Things Done" أو إنجاز الأشياء، ستعرف أن هذا المفهوم يعرف بمفهوم تفريغ الدماغ، حيث تكتب كل مهماتك المطلوب إنجازها على ورق لتتمكن من تفريغ دماغك من القلق عليها!
وبعد كتابة جميع مهامك تلك من المهم تنظيم هرم للأهداف حتى لا تكون مهامك مفصولة عن أهدافك، فعلى سبيل المثال، يمكنك تقسيم قائمة مكونة من 500 عنصر تتكون من أهداف ومشاريع ومهام ومهام فرعية على مستوى عالٍ إلى:
- 4 أهداف
- لمشروعين إلى أربعة مشاريع
- لكل منها حوالي 10 مهام
- كل مهمة قد تصل إلى 10 مهام فرعية
تقدير وقت الإنجاز
بمجرد الانتهاء من تخطيط المهام المطلوبة منك وتنظيمها في شكل هرمي، من المهم أن تقوم بتقدير وقت لكلم مهمة، صحيح أن هذه العملية تقريبية، لكنها مهمة، لأن المهمات المختلفة لا تسير على نفس الوتيرة، منها ما هو مسؤوليتك المباشرة ومنها ما ستقوم فقط بالمتابعة فيه مع فريقك، لهذا حاول أن تقوم بتقدير وقت لمهامك المختلفة!
حدد المهام من الأسفل إلى الأعلى
هذه الخطوة مهمة للغاية، لأنها العمود الفقري لعملية تخطيط الأسبوع وتنظيم الوقت، وقبل أن تقوم بوضع المهام من المهم أن تنظر إلى الأشياء الموجودة في تقويمك بالفعل، من اجتماعات أو انتقالات أو تدريبات أو غيرها، وأن تحدد الأشياء الثابتة والمتكررة في كل يوم، وفي نفس الوقت الأشياء التي تركتها وبقيت معك من مهام الأسبوع الماضي لتأسيس مهام الأسبوع المقبل على نحو صحيح ودون تضارب.
يسمى هذا النوع من التخطيط، من القاعدة إلى القمة أو من أسفل إلى الأعلى، يعني بدلًا من النظر إلى الأهداف الكبيرة والمشاريع طويلة المدى أولاً، ننظر أولاً إلى المهام التي هي على الطاولة والتي يمكننا الانطلاق منها، ونوصيك بمراعاة التسلسل الذي وضحناه لك.
استعد للطوارئ
معظم الأشخاص الذين يخططون لأسبوعهم لن يكملوا إلا جزءًا بسيطًا من مخططاتهم، والسبب يرجع إما لأنهم لا يقدّرون الأوقات بشكل سليم أو يفوّتون وضع الأهدافك الأسبوعية باستمرار وهو ما يحبطهم ويدفعهم إلى إنجاز الأشياء العاجلة والطارئة فقط، بدلًا من الأشياء الأكثر أهمية، لهذا ننصحك أن تقوم بتقدير الوقت وتخصيص ما نسبته 30% من وقتك للأشياء الطارئة! فإذا كان لديك مثلًا، 40 ساعة عمل أسبوعيًا، يجب عليك إضافة ما لا يزيد عن 28 ساعة منها فقط للمهام المحسومة والمتكررة والباقي للمهام الطارئة التي يمكن أن تأتيك.
استخدم التطبيقات المختلفة
من الأفضل قطعًا أن تقوم بتنظيم الوقت باستخدام الأدوات المختلفة التي تساعدك، خصوصًا أن أدوات وتطبيقات تنظيم الوقت، توفر لك العديد من المزايا أهمها:
- يعني تنظيم الوقت ومعرفة مهامك عبر تطبيقات الهواتف، إمكانية التعديل عليها بلمسة، دون الحاجة إلى المسح أو الكشط باستخدام الأقلام والأوراق!
- أحيانًا توفر الأدوات المختلفة إمكانية تنظيم المهام المخططة في شكل هرمي، وتفرعها لمهام فرعية لكن هذه العملية قد تكون سهلة بالتطبيقات.
- يمكنك المزامنة بين التطبيقات المختلفة والتقويم الموجود على هاتفك من أجل وضع الاجتماعات وغيرها!
ولكل هذه الأسباب ولضمان الاستدامة في نفس الوقت، نوصيك باستخدام الأدوات المختلفة في أتمتة المهام وحتى في عمليات التجارة الإلكترونية من أجل إسناد المهام الصعبة للذكاء الاصطناعي في حين أنك فقط تقوم بإدارة الأمور.
