التسويف، التأجيل والمماطلة، مشكلة كبرى يقع فيها الكثير من الناس سواء لأخذ الخطوة الأولى أو حتى لإكمال ما بدأوه، وبما انك وصلت إلى هذا المقال، فهذا يعني أنك أنت أو شخص تحبه، تعانون من التسويف وتحتاجون إلى استعادة الحافز لإكمال المسيرة مرة أخرى.
ما هو التسويف ولماذا يحدث لك؟
التسويف هو عادة تأجيل الأعمال المطلوب إنجازها منك بسبب انشغالك بأشياء أخرى أقل أهمية أو تشتيت انتباهك بأنشطة غير مرتبطة بالعمل أو الدراسة، كمتابعة مواقع التواصل الاجتماعي ومشاهدة فيديوهات التيك توك والمسلسلات وغيرها.
التسويف أو المماطلة هي شكل من أشكال عدم الاتساق الزمني مع مهامك المفروضة عليك، وبالتالي يفضّل اللاوعي أن يحصل على مكافأة فورية بديلة عن إنجاز المهام التي سينتج عنها مكافأة مستقبلية محتملة! وحتى لو كنت تعلم أنه لا ينبغي عليك التسويف لأنه يتعين عليك إنهاء شيء ما، فمن المغري أن تحصل على مكافأة بديلة عنه الآن وتشعر بالرضا الفوري بدلاً من العمل نحو هدف طويل المدى. لهذا جزء من حل مشكلة التسويف هو توفير الإشباع الفوري للمشاريع طويلة الأجل!
هل التسويف والكسل هما نفس الشيء؟
اعتمادًا على عمر الشخص وطبيعة عمله، يمكن للأشخاص أن يقدموا لك العديد من أسباب التسويف، وعادةً ما تشمل الأسباب ما يلي:
- الكسل
- عدم السيطرة على النفس
- الخوف من الفشل
- تطوير العادات السيئة
- السعي للكمال
- الشعور بأن العمل ليس ملحاً أو عاجلًا
- الارتباك وعدم فهم المطلوب
- الحديث السلبي مع النفس
- الخوف من المشاريع المعقدة ومن تعديلات التسليم
- عمل أكثر من شيء في نفس الوقت
وتنبع كل أسباب التسويف هذه تقريبًا من مثبطات مركزية تؤدي التسويف في مهام الأعمال وبالتالي يحدث الافتقار إلى الوضوح لأنك إذا اكتسبت عادة التسويف، فلا شك ستصبح منقطعًا عن معرفة أهمية عملك وبالتالي هذا ليس كسلًا بل مشكلة تحتاج لحل تستعيد به شغفك مرة أخرى.
حل مشكلة التسويف
يلعب سوء تنظيم الوقت دورًا أساسيًا في التسويف في العمل أو التحصيل، وفي كثير من الأحيان، تساعد أعمالك في تحريك الاقتصاد سواء بالشركة التي تريد تأسيسها أو عبر الشركات التي تعمل معها خطوة، واعتمادًا على عملك قد يكون هذا الهدف بعيدًا جدًا عن أعمالك اليومية أو قد تكون غير ذي صلة بالأهداف هذه أصلًا.
ما ينقصك إذًا هو الوضوح بشأن أهداف عملك أو مشروعك، فعندما تفهم بوضوح وتتمكن من إنشاء علاقة مباشرة بين العمل الذي تقوم به وكيف يؤثر على فريقك أو مؤسستك أو مستقبلك، ومن تشعر بالتحفيز، ولكن ليس من السهل تحقيق ذلك نحن نعرف ولهذا
إن فهم الطريقة التي يساهم به عملك في تحقيق أهداف الشركة التي تريد فتحها أو تعمل فيها، وتأثيره كذلك على جودة حياتك يوفر مزيدًا من الوضوح حول تأثير ما تفعله على الفريق والشركة، ومن ثم، يصبح اتخاذ القرارات أسهل، ومن هنا يمكنك تحديد أولويات المهام الأكثر أهمية بوعي بناءً على المبادرات التي لها التأثير الأكبر على أهداف الشركة، لكن تأكد من أن هذه الأهداف ليست بعيدة جدًا أو غير متبلورة، ولمحاربة التسويف يجب أن يكون لديك طريقة واضحة لتصور عملك وأهداف الشركة.
كيف تستعيد الوضوح بشأن مشروعك أو عملك لتتغلب على التسويف
لحل مشكلة عدم الوضوح يمكنك القيام بأي مما يلي:
- إنشاء أهداف لكل فريق وقسم ، فإذا كان من الصعب على أعضاء فريقك أو حتى عليك أن ترى كيف ترتبط وظائف الجميع بأهداف الشركة الأوسع، ففكر في إنشاء أهداف للفريق أو القسم، وبهذه الطريقة، سيكون من الأسهل ربط العمل بأهداف الفريق وفهم تأثيره.
- ربط عملك الشخصي بوضوح بأهداف الشركة: حتى لو لم تتمكن من تحديد أهداف الفريق أو الشركة، ابحث عن طريقة لمعرفة كيفية ارتباط عملك مباشرة بأهداف الشركة الأوسع، فعلى سبيل المثال، إذا فهمت تأثير عملك على مشروع يهدف إلى تحقيق هدف مؤسسي أوسع، فسوف تكون قادرًا على فهم ما تساهم به في عملك بشكل أفضل.
7 نصائح تساعدك في حل مشكلة التسويف نهائيًا
لمحاربة التسويف في بدء مشروعك أو إكمال مهامك في العمل، قم بإنشاء أهداف قصيرة المدى للفريق أو القسم، أو اربط عملك الشخصي بأهداف الشركة الأوسع، ولنصائح أشمل جرب هذه النصائح السبعة:
1. اربط العمل بالأهداف
أفضل طريقة للتوقف عن التسويف هي أن تفهم بوضوح كيف يساهم عملك في تحقيق أهداف الفريق أو الشركة، وعندما يكون لديك هذا المستوى من الوضوح، يصبح العمل منطقيًا، فبدلاً من العمل من أجل العمل، فإنك تساهم في تحقيق رؤية أوسع وأشمل.
من الناحية المثالية، الرؤية هي الحافز، ولكن حتى لو لم يكن الأمر كذلك، فإن مجرد فهم كيفية ارتباط عملك بشيء أوسع كمستقبلك مثلًا، سيساعد هذا في جعل كل شيء أكثر أهمية، وبدلًا من الاضطرار إلى مكافحة مهامك بذريعة عدم وجود وقت، سيكتسب العمل الذي كنت تهرب منه الآن قيمة واضحة.
2. وضّح الأولويات
من المحتم أن تتراكم عليك المهام كصاحب مشروع، سواء لظهور شيء جديد أو بسبب إعطاء الأولوية لشيءٍ أهم، لهذا وأثناء إذا كنت تعرف ما هي المهام الملحّة والأكثر أهمية، فأنت مجهز بشكل أفضل لإدارة الأولويات، وبهذا حتى لو فاجئتك مهام جديدة أو تغيرت مواعد المهام القديمة، سيكون لديك ما يكفي من الوضوح لتقديم العمل الذي يؤدي بالفعل إلى نتائج أكثر قيمة.
الأولويات الواضحة طريقة ممتازة لحل مشكلة التسويف نهائيًا، لأنها تساعدك على معرفة ما الخطوة التالية التي يجب أن تأخذها وما الذي يمكن تأجيلها أكثر، وبالتالي تصعد السلّم درجة درجة دون القفز لدرجات أعلى توقعك أو تفقدك القدرة على المواصة.
3. لا تسعى للكمال
في بعض الأحيان يكون التسويف المزمن سببه السعي إلى الكمال، وفي هذه الحالة يمكن أن يصبح الضغط الواقع عليك من أجل جعل كل شيء في أحسن صورة هو السبب في عزوفك عن بدء مشروعك أو إكمال مهامه الأساسية أو غيرها من أشكال التسويف.
إذا كنت تعاني من متلازمة السعي نحو الكمال، فقد يكون من المفيد التركيز على التأثير الذي يقوم به مشروعك بدلًا من التفكسر في الكمال، فعلى سبيل المثال تخيل أنك تفتح شركة للاستيراد والتصدير، وتعمل على إنشاء موقعك الإلكتروني للتواصل مع العملاء من كافة أنحاء العالم، من المهم والضروري أن تركز على تأثير هذه الخطوة أكثر من تركيزك على جمالية الشكل، صحيح أن هناك أساسيات يجب أن تكون موجودة في الموقع، لكن في سبيل الكمالية لا تفقد فرصتك في البدء الآن!
4. قسّم المهام
في بعض الأحيان يكون من الصعب أن نرى بوضوح كيف ومتى ستكون نهاية مشروع كبير، وبالتالي، يصبح التأجيل هو الخيار الأسهل هنا، والمبادرة بالعمل مهمة من أجل الانتقال خطوات أكبر وأسرع، وبدلًا من اليأس والشعور بالتهديد من حجم المهام الكبيرة، ننصحك بأن تقسّم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر وأن تدير كل مشروع على حدى!
سيكون من المفيد جدًا تقسيم الأجزاء الكبيرة إلى أجزاء أصغر لأنك على الأرجح ستجد أنك لست مسؤولاً عن جميع جوانب المشروع كله فجأة، ولكن عن جانب واحد أو اثنين، فعلى سبيل المثال، إن كنت ستبدأ تجارتك الإلكترونية، ولديك مهام يومية في إدارة الطلبات من المهم أن تقسّم هذه المهام، إلى الطلبات، المرتجعات، وأن تراقب التقييمات وأن تقسّم كل هذه إلى مهام صغيرة موزّعة على بداية يومك ونهايته!
5. سجّل كل ما يجب أن تقوم به
حتى لو لم تكن تعمل مع مهام معقدة، من المفيد جدًا أن يكون لديك قائمة بجميع الأعمال المعلّقة، وعندما لا يكون لديك طريقة واضحة لمعرفة العمل المتبقي الذي يتعين عليك إنجازه، فمن السهل أن تشعر بالإرهاق وتفقد مسار العمل، هذا يحدث للكل وليس لك وحدك، ف 26 من مهامنا الأسبوعية نفشل في إنجازها!
وبالتالي يكون من المفيد تسجيل ما تم إنجازه وما لم يتم، والرجوع إلى ما لم يتم إنجازه للانتهاء منه قبل أي شيء، وإضافة سياقات وأولويات لهذا الأعمال من أجل إنجازها!
6. تحديد مواعيد التسليم
إذا كنت لا تعرف متى يجب تسليم الأشياء، فقد تكون هذه أكثر طرق تأجيله إغراءً لك، وبالتالي من المهم أن تعرف مواعيد تسليم الأعمال وأن تقوم بتنظيم هذه المواعيد والالتزام بها قدر الإمكان وتذكر هدفك من إنحجاز كل مهمة حتى لا تؤؤدي إلى هدم كل الجدول المتبقي عليك.
بمجرد تسجيل كافة المهام المعلقة وتحديد موعيد تسليمها واستحقاق انتهائها من المهم أن توضح أولوياتك فيها وأن تقوم بتصفيتها مرة أخرى من أجل عمله بنفسك فيما بعد أو إسناده لأحد من أعضاء فريقك!
7. جرب استراتيجيات إدارة الوقت هذه
من المحتمل أنه بمجرد أن تعرف بوضوح ما يجب أن تقوم به، سيكون لديك الكثير من الحافزية للبدء، وبالتالي كل ما تحتاج إليه هو الطاقة والتركيز على أهدافك لتبدأ، لكن هناك العديد من استراتيجيات إدارة الوقت يمكن أن تساعدك في ضبط مهامك والتخلص من التسويف:
- طريقة "إنجاز الأمور": تعتمد هذه الطريقة على فكرة أنه كلما زاد عدد المعلومات التي يتعين عليك تتبعها ذهنيًا، قلت إنتاجيتك وتركيزك، وبدلًا من الاعتماد على عقلك، استخدم أداة خارجية لتنظيم وقتك!
- تقنية "البومودورو": تقترح هذه التقنية التناوب بين العمل والراحة، وتحديدًا أن تقوم بجلسة عمل تستمر لمدة 25 دقيقة، وبعدها تأخذ استراحة لمدة 5 دقائق، وبعد 4 جلسات "بومودورو"، يتم أخذ استراحة أطول، ومن خلال العمل في تسلسلات قصيرة، من المرجح أن يحقق المرء إنتاجية أكبر ويحافظ على الحافز.
- حجب الوقت: هي استراتيجية لإدارة الوقت تتيح لك التخطيط لكل لحظة من اليوم، باستخدام هذه التقنية، يمكنك تقسيم أسبوع العمل إلى فترات زمنية صغيرة حتى تتمكن من التحقق من رسائل البريد الإلكتروني أو العمل على المشاريع أو أخذ قسط من الراحة أو حتى ممارسة الرياضة.
- تحديد الوقت: واستراتيجية إدارة الوقت هذه موجهة نحو الهدف والتي يمكن أن تساعدك على زيادة الإنتاجية وتجنب التسويف، إذ يمثل المربع الزمني أو الكتلة الزمنية هدفًا لإكمال مهمة معينة خلال إطار زمني محدد.
- قاعدة الدقيقتين: وهي استراتيجية بسيطة جدًا لإدارة الوقت، إذا كنت بحاجة إلى أقل من دقيقتين لإنهاء مهمة ما، فقم بذلك الآن، تركز هذه المنهجية على المهام الصغيرة، مع الاقتناع بأنك إذا قمت بها بسرعة، سيكون لديك المزيد من الوقت والمزيد من الوضوح العقلي لتتمكن من التركيز على العمل عالي التأثير لاحقًا وإنهائه.
قبل أن تذهب
صحيح أنه يمكنك الضغط على نفسك أكثر لحل مشكلة التسويف، لكن هذه الاستراتيجيات أفضل بالطبح لك لحل تلك المشكلة على المدى القصير والطويل في نفس الوقت، ومثل أي عادة تكتسبها أو تحتاجها، يستغرق الأمر بعض الوقت، الطف بنفسك، واستخدم أدوات مختلفة تساعدك سواء في تجارتك أو في إدارة وقتك ومهامك والفريق كذلك! لأنها توفر وقتك والضغط كذلك!
وفي الأخير نتمنى لك أن تحل هذه المشكلة في أسرع وقت!
