ما هي خطة العمل؟ ما أنواعها وكيف تضع أول خطة عمل لمشروعك؟

كتابة خطة عمل لمشروعك أمر ضروري في إدارته على أكمل وجه وضمان نجاحه على المدى القصير والطويل كذلك ولكن مع وجود العديد من الجوانب التجارية التي يجب مراعاتها، تتسائل هل كتبت الخطة فعلًا على نحو صحيح أم لا، وهذا المقال كتبناه لمساعدتك في كتابة هذه الخطة بثقة، فتأكد من قرائته حتى آخره لتعرف كيف تكتب خطة عمل مشروعك وكيف تضعها حيذ التنفيذ!

ما هي خطة العمل وما هو هدفها؟

خطة العمل هي ملف يتم فيه شرح أهداف الشركة وسبل تحقيق هذه الأهداف، ويحتوي هذا الملف على مخطط تفصيلي للجوانب المالية والتشغيلية للشركات أو المشروعات أو المتاجر، ومع ذلك، من الضروري فهم الغرض من كتابة خطة العمل، وهذه بعض الأسباب التي قد تساعدك في فهم سر ضرورة كتابة خطة عمل لمشروعك:

• التركيز التجاري حيث تساعدك خطة العمل في التركيز على أهداف مشروعك وعلى الإجراءات التي يمكن أن تسهل وصولك إلى تلك الأهداف.
• جذب الطاقات الاستثمارية حيث يساعدك نموذج خطة عمل مشروعك في استقطاب المستثمرين وإغرائهم بأن الربح من خلالك يسير وفق الأهداف المخططة مسبقًا وليس بالحظ!
• جذب المواهب والموارد البشرية، فوجود خطة عمل واضحة يساعدك في استقطاب المواهب التنفيذية التي يمكن أن تتشجع لتنفيذ هذه الخطة.

ورغم أن أغلب المشاريع الناشئة أو البادئة هي التي تهتم بعمل خطط العمل، إلا أنه من الأفضل كذلك للشركات الموجودة والقائمة بالفعل أن تقوم بتجديد خططها من وقت لآخر!

أنواع خطط المشاريع

ليست كل خطط الأعمال واحدة، فكل خطة عمل لها غرض مختلف،  فالبعض منها موجه لجذب المستثمرين وأخرى للأرباح قصية المدى وغيرها مما يتوافق مع رؤيتك وعلى العموم يمكننا تلخيص أنواع خطط العمل على النحو التالي:

1- خطة العمل القياسية

عندما تقوم بعمل خطة عمل قياسية لمشروعك، من المتوقع أن تغطي هذه الخطة كل مجالات الشركة، والأطراف الداخلية والخارجية مثل الموظفين والمستثمرين المحتملين والموردين وهو النموذج الأكثر تنوعًا على الإطلاق، وسنناقش عناصر خطة العمل القياسية بمزيد من التفاصيل لاحقًا، ولكن بشكل عام يجب أن تحتوي هذه الخطة على:

• الملخص التنفيذي: ويغطي الخطوط العريضة للمزايا الأساسية للشركة وهو اختصار لنهج ونموذج خطة العمل.
• وصف الشركة: ويوفر هذا الوصف معلومات حول غرض وأهداف الشركة، ويأتي عادة بعد الملخص التنفيذي.
• دراسة السوق: تحلل شخصية العملاء المستهدفين وإمكانات السوق والمنافسين.
• فريق التنظيم والإدارة: يعكس الفريق والكفاءات والمسؤوليات الفردية والجماعية في الشركة.
• المنتجات والخدمات: ويصف هذا الجزء المنتجات والخدمات المقدمة وكيف يمكنها المنافسة في السوق.
• خطة العمليات: وهي توفر معلومات حول الأنشطة اليومية وكيفية توصيل المنتجات والخدمات للعملاء والعناية بتجربتهم.
• خطة التسويق: وهي تحدد استراتيجيات التسويق التي ستستخدمها الشركة للترويج للمنتجات والخدمات.
• الخطة المالية: وتعرض التوقعات والافتراضات المالية إذا سارة الأمور على ما يُرام.
• ملحق الخطة: ةيحتوي على معلومات إضافية تدعم الفكرة الرئيسية لخطة العمل.

2- خطط المشاريع الناشئة

وتسمى هذه الخطة خطة التقشف عادة لأن المشاريع الناشئة تحتاج إلى ترشيد إنفاقها قدر المستطاع، وتقليل الهدر، ويمكنك من خلال عمل خطة عمل من هذا النوع من تتبع أرقام أداء شركتك ونجاحاتها ومقارنتها بالتوقعات وتحتوي خطط الأعمال الناشئى على أربعة عناصر أساسية:

3- خطة العمل الموجزة

هي خطة عمل من صفحة واحدة، تكثف جميع المعلومات الأساسية الموجودة في خطة العمل القياسية وتلخصها، وعلى الرغم من تشابههما إلا أن للنموذجين فرق واضح وكبير، فخطة العمل الموجزة تستخدم ملخصات ونقاط مكتوبة ومنظمة لشرح العمل الذي سيتم، وهي بالأساس لتقديم الشركة إلى جهات خارجية كالممولين والمستثمرين.

4- خطة العمل الكاملة

تهدف خطة العمل الكاملة إلى الحصول على التمويل بشكل أساسي، ومن ثم، فإنها تركز بشكل كبير على الجانب المالي للشركة، دون ترك عناصر أخرى جانبا مثل الملخص التنفيذي، وفرص السوق وشرح المنتج، والتفاصيل المالية التي يجب أن تتضمنها خطة العمل الكاملة هي:

• البيانات المالية الحالية: والتي تصف النتائج المالية الأخيرة للشركة، ويجب أن تكون شفافة تمامًا، حيث يرغب المستثمرون والدائنون في الحصول على صورة كاملة عن الشركة.
• البيانات المالية المتوقعة: ويتم فيها تقدير المبيعات والنفقات والتدفقات النقدية المستقبلية، وتعتبر هذه التفاصيل حيوية خاصة بالنسبة لشركة جديدة ليس لديها دخل لإظهاره بعد.
• متطلبات القروض: وهو وصف تفصيلي للتمويل الحالي المطلوب ومتطلبات القرض المستقبلية، وعليك أن تشرح سبب حاجتك إلى قدر معين من رأس المال بناءً على توقعاتك المالية سالفة الذكر.
• خطط الإنفاق: وفيها تشرح كيفية إنفاق الأموال التي ستأخذها من الممولين، إذ يقوم المستثمرون وأصحاب القروض بتقييم ما إذا كان لديك خطة إنفاق جيدة يمكن أن تولد الربحية ويقراون احتمالات السداد.
• خطط سداد القروض: وفيها يتم تحديد خطط سداد القروض الحالية والمستقبلية الخاصة بشركتك والتي تنوي أن تأخذها أو أخذتها بالفعل.

كيفية عمل خطة عمل لمشروعك في 9 خطوات

قد تتبع الشركات نهجًا مختلفًا في عمل خطط العمل الخاصة بها حسب نوعها والهدف منها، وهذه عمومًا أهم خطوات الشروع في أي خطة عمل:

1- اعمل ملخص تنفيذي

الملخص التنفيذ هو أول ما يظهر بعد صفحة الغلاف ويجب أن يحتوي على جميع المعلومات الأساسية لخطة العمل في صفحة واحدة أو صفحتين، ومن الضروري أن يكون مكتوبًا بوضوح وشمولية لأنه هو ما يحدد فرص نجاح الخطة أو فشلها وخصوصًا عن عرضها على مستثمرين أو ممولين.

ويجب أن يتضمن الملخص التنفيذي:

• شرح المنتج أو الخدمة التي تقدمها شركتك.
• كيفية التصنيع أو الاستيراد أو غيرها.
• تحليلك للسوق ومكانة مشروعك فيه ومن تستهدف من العملاء.
• دراسة المنافسين لأنهم يستهدفون نفس عملائك تقريبًا أو شريحة كبيرة منهم.
• التوقعات المالية، وشرح مصادر الإيرادات وهيكل التسعير بإيجاز  والنفقات العامة.
• والعنصر الأخير في الملخص التنفيذي هو رؤيتك للمستقبل بمجرد نمو الشركة بناء على ما حققته بالفعل.

2- أنشئ وصف للشركة

من المهم أن تبدأ في تفصيل الملخص التنفيذي بإنشاء وصف ملخص عن الشركة فيه الرؤية والمهمة، التي توضح طموحك ومن ناحية أخرى الإجراءات التي سيتم تنفيذها لتحقيق هذا الهدف، وهذه البيانات مفيدة، فالفريق حينما يعرف كل هذه المعلومات يكون بينهم هدف ورؤية مشتركة يعملون على تحقيقها!

والخطوة التالية هي بناء أهداف الشركة، والتي ينبغي أن تكون ذكية SMART لتساعدك في إحراز تقدم ونمو للأمام من خطة العمل الخاصة بك، وبالتالي يجب أن تكون أهدافك 👈 (محددة – قابلة للقياس – قابلة للتحقيق – مرتبطة بمشروعك – لها وقت محدد)

3- تحليل السوق

تحليل السوق جزء أساسي من خطة العمل الخاصة بك، وفي هذه المرحلة ستجمع معلومات أكثر عن عملائك عن شخصيتهم وعن سلوكياتهم، وكذلك المنافسين، لمساعدتك في وضع الأساس لاستراتيجيات عملك، والخطوة الأولى هي تحديد السوق المستهدفة، سواء بتحديد الموقع الجغرافي الذي يتواجد فيها عملاؤك، والفئة العمرية ومستويات الدخل وتفضيلاتهم المختلفة.

هنا ننصحك بالتركيز على منافسيك المباشرين، أي الشركات التي تبيع منتجات مماثلة أو تستهدف نفس شريحة العملاء التي تستهدفها أنت، وبمجرد إدراجك لكافة المنافسين، حاول المقارنة بينك وبينهم لتحديد نقاط القوة والضعف وهو ما يعرف بتحليل سوات SWOT analysis  والذي يمنحك أيضًا رؤية للفرص الممكنة والعقبات التي تحتاج للتغلب عليه، وستكون هذه التحليلات مفيدة بالتأكيد في إنشاء استراتيجيات التسويق والتخطيط لنمو الشركة بشكل عام.

4- اوصف الفريق وهيكل الإدارة

في هذا القسم، يتعين عليك تقديم الأشخاص الذين يقفون وراء مشروعك، أدوارهم ومسؤولياتهم، وآلية تنظيم العمل فيما بينهم، يمكنك هنا تضمين صور الفريق مع بايو “سيرة ذاتية” مصغّرة لهم جميعًا توضح فيها تجاربهم وخبراتهم المختلفة وهو ما يمكن أن يعكس نضج مشروعك وثقله ويفتح لك فرص الشراكات والتمويلات وحتى انضمام أمهر الموظفين لفريقك.

بمجرد تقسيم المسؤوليات بين أعضاء الفريق، اشرح الهيكل التنظيمي والإداري من الأعلى إلى الأسفل، وهنا لك الحرية في وضع وتقسيم شركتك وفق ما تحب ما دام التقسيم واضحًا!

5- اوصف منتجاتك وخدماتك وما يميزها

في هذا القسم من خطة العمل الخاصة بك تشرح المنتجات والخدمات التي تقدمها، وميزاتها في حياة المشتري وما تلبيه من احتياجات أساسية وضرورتها في السوق، ولكن ننصحك بألا تتعمق كثيرًا في المواصفات الفنية؛ والتي يمكنك تضمينها في الملحق، وتجنب أيضًا استخدام المصطلحات التقنية لتسهيل الفهم على غير المتخصصين ممن يطلعون على الخطة.

6- أنشئ خطة التشغيل

يحتوي هذا القسم من أي خطة عمل على تفاصيل عمل الشركة، بما في ذلك طريقة توريد المنتجات والخدمات للعملاء، ويمكنك تضمين المعدات التي تحتاجها لإدارة الأعمال والعمليات التشغيلية التفصيلية والمتطلبات القانونية وما تحتاجه لإدارة البنية التحتية وكيفية تنفيذ الأنشطة اليومية، مثل طرق الإنتاج، وسبل إدارة المخزون، وسلاسل التوريد، والصيانة، وإذا كنت تشتري من الموردين، فتأكد من تلبية الطلبات لاحتياجاتك ووصول المنتجات سليمة إليك.

كذلك من المهم النظر إلى المتطلبات القانونية، فإذا كان البلد الذي تعمل فيها يتطلب معرفة خطوات تسجيل العلامة التجارية فيجب عليك أن تنجز هذه الأوراق من أجل الشروع في العمل دون مشكلات أو مخالفات أو انتهاك ملكيتك الفكرية للعلامة التجارية أو المنتجات.

7- تصميم استراتيجية التسويق والمبيعات

من المهم جدًا أن يكون لديك نموذج خطة تسويقية جاهزة  يساعدك في مشروعك، وتضمين هذا النموذج في خطة العمل الخاصة بك، وتحديد فوائد منتجك في حياة العميل وكيف يمكن تصوره في حياته، لأن العملاء سيقومون بالتأكيد بمقارنة خدماتك مع المنافسين والهدف هنا من أي خطة تسويقية أو خطة للمبيعات معرفة كيف ستميز نفسك، اجمع التقييمات الخاصة بعملائك لإعطاء انطباع أن خدماتك ومنتجاتك موثوقة ولا تنسى وضع استراتيجية تسعير المنتجات لأنها أحد أهم استراتيجات الربح التسويقية!

8- إنشاء خطة مالية

غالبًا ما يكون إنشاء خطة مالية هو الجزء الأكثر صعوبة في أي خطة عمل، إذ تُظهر الأرقام ما يمكن التكهن به من التوقعات المالية لتحسين أرقامك والنمو فيما بعد، وهناك العديد من التقارير المالية الت يمكنك التميز فيها، كالميزانية العمومية وتوقعات المبيعات وبيان الدخل وبيان التدفق النقدي ومن المهم أن تكون لديك نظرة ثاقبة حول اتجاهات السوق في الفترة المقبلة وأن تضمن هذا في خطة العمل الخاصة بك.

9- إنشاء الملحق

يحتوي الملحق الخاص بأي خطة عمل على معلومات إضافية لتوضيح أو التأكيد على العناصر المذكورة في الأقسام الأولى من الخطة سواء كانت مخططات أو توثيق أو أوراق أو معلومات ومصادر حول السوق أو توقعات مالية إضافية أو اتفاقيات قانونية أو نصائح للمستقبل، ويمكن أن المالية الإضافية.

نصائح للاستفادة من أي خطة عمل تكتبها

قد تكون كتابة خطة عمل لمشروعك تحديّا كبيرًا، ولهذا إليك بعض النصائح لكتابتها والاستفادة منها سواء كانت هذه الخطة هي أول خطة عمل لك أو خطة عمل تؤسس لمرحلة جديدة:

• كن واقعياً: وقدم خطة عمل منطقية بتوقعات مالية قابلة للتحقيق ولا تبالغ في وضع خطط تتجاوز قدرة مواردك.
• كن واضحًا: وركز على تقديم المعلومات المهمة في الخطة، اكتبها بإيجاز وتجنب الحشو الزائد لزيادة عدد الصفحات، فليس للمستثمرين وقت في قراءة الخطط الطويلة.
• استخدام الرموز والرسوم البيانية – لأنها تقدم تصور بصري للبيانات وبالتالي سهولة شرحها وتفسيرها وعدم ملل القارئ وضمان فهمه في نفس الوقت.
• اهتم بالمحتوى أكثر من اهتمامك بالشكل: لا تفكر كثيرًا في شكل خطة العمل، لأن العرض الجيد لا قيمة له دون محتوى قيّم وجيد وفيه المعلومات التي يبحث عنها المستثمرون فعليًا.

قبل أن تذهب

وجود خطة عمل أمر بالغ الأهمية عند التخطيط لشركة أو مشروع ما، فهي بمثابة خارطة الطريق والنهج الذي يضمن لك نموك على المدى المتوسط والقريب، كما يمكن أن يساعدك في جذب المستثمرين، ونظرًا لوجود عدة أنواع من خطط العمل، تأكد من اختيار الخطة الأنسب وفقًا للهدف منها ولرؤيتك، وتأكد أنه طالما أنت تقدم المعلومات المهمة والأساسية، ستساعدك خطة العمل على تحقيق أهدافك، والآن بعد أن عرفت كيفية كتابة خطة عملك الأولى، حان الوقت لتكتب واحدة 😉