دليل المحاسبة المالية للتجار المبتدئين وأصحاب المشاريع

المحاسبة المالية للمتاجر الإلكترونية قد تكون مهمة صعبة وشاقة على الكثير من التجار، سواء من تتبع النفقات إلى إنشاء الميزانية ومراقبة صافي الأرباح وكشوف المرتبات وغيرها، لكنها في نفس الوقت مهمة للغاية وعامل أساسي من عوامل النجاح التي تضمن لك الأمان المالي نوعًا ما واستمرار التدفق النقدي، فكيف تقوم بها؟ هذا الدليل جهزناه لمن لا يعلم أي شيء عن المحاسبة، فتأكد من قرائته كاملًا لتعرف كل شيء.

ما هي المحاسبة المالية وما الفرق بينها وبين مسك الدفاتر؟

على الرغم من ارتباط المحاسبة المالية بمفاهيم مختلفة إلا أن المحاسبة ومسك الدفاتر مصطلحان مختلفان تمامًا، فالمحاسبة تعني تغطية كافة العمليات الحسابية من جمع البيانات المالية لتحليلها وإنشاء تقارير بشأنها ومن ثم اتخاذ تلك المعلومات في عملية اتخاذ القرار وبالتالي تشمل المحاسبة كافة الأرقام التي جمعتها أثناء مسك الدفاتر.

أما مصطلح مسك دفاتر المحاسبية، فهو المراقبة والتنظيم المستمر للمعاملات المالية التي تتم داخل متجرك أو مشروعك، إذ تقوم هذه العملية بتسجيل كل شاردة وواردة وتنظيم الدخل والنفقات من أجل سلام عمليات المحاسبة المالية التي تقوم بها في شركتك.

لماذا المحاسبة المالية ضرورية لمشروعك أو متجرك؟

يعد فهم نفقاتك ودخل مشروعك وحركة الحسابات ككل أم مهم للسيطرة على تجارتك والربح منها بدل الخسارة، حيث يمكن أن تفيدك المحاسبة المالية في:

• اتخاذ القرارات المالية الصحيحة بناءً على الأرقام وليس مجرد الحدس أو التخمين.
• معرفة مصادر أموالك وإلى أين تذهب نفقاتك لأنها أول الخطوات لفهم ما ينبغي أن تستثمر فيه.
• التجهيز لتخليص أوراق ومدفوعات الضرائب دون خصومات أو غرامات.
• مراجعة الأخطاء المالية أولًا بأول وسداد الفواتير في موعدها.
• إعداد التقارير المالية، وهو مهم في الحصول على تمويل لمشروعك.

مهام شهرية في المحاسبة المالية لمتجرك

هناك عدد من العوامل والعناصر التي يجب عملها في كل شهر من أجل إغلاق المحاسبة المالية لمتجرك بنجاح، صحيح أن هذه العناصر تعتمد على حجم مشروعك واحتياجاتك من أجل مراقبة النفقات والمصروفات على أساس شهري، وعمومًا هذه هي أهم الأشياء التي ستحتاج للرجوع إليها شهريًا:

تحديد بيانات الدخل والمبيعات

من أجل تحديد حركة الأموال التي دخلت إلى متجرك من المهم عمل تقارير المبيعات والدخل وأن تكون هذه المبيعات مؤرخة بتواريخ من أجل أن تضمن سلامة موقفك القانوني في حال تمت مراجعة حسابات شركتك أولًا ومن أجل أن تعرف من أين أتت الأموال وما المنتجات التي بيعت وهل هناك عجز أم أن الحسابات صحيحية ودقيقة؟

1. دفع الضرائب

من المفترض أن كل ما يدخل إلى متجرك من أموال عليه ضرائب، سواء ضريبة القيمة المضافة أو ضريبة المبيعات أو غيرها من الضرائب التي تفرضها بلدك، لهذا من المهم حساب الضرائب على أساس شهري حتى لا تتراكم عليك وتتسبب في غرامات عليك فيما بعد، بل بعض الدول تمكن التجار من استعادة جزء من الضرائب التي دفعتها!

2. وضع الميزانية

من المهم عند إغلاق المحاسبة المالية الشهرية لمتجرك أن تراقب وضع الميزانية العام في هذا الشهر، ومدى الالتزام بها من أجل الالتزام أكثر في الشهر الجديد، وسيساعدك وضع الميزانية ومراقبتها شهريًا في مراقبة الإيرادات والمصروفات والحد من النفقات غير الضرورية أو المكلفة دون داعٍ.

3. إعداد التدفق النقدي

من المهم إعداد التدفقات النقدية الخاصة بمتجرك سواء التدفقات النقدية الداخلية والتي تصرفها على أساس شهري، من الرواتب إلى العمولات إلى الحوافز أو التدفقات النقدية للموردين في حال أرسلو إليك الفواتير أو غيرها من المصروفات لضمان عدم حاجتك إلى الاقتراض لسد هذه النفقات الضرورية!

4. تقليل التكاليف

على الرغم من أنك تعتقد أنه من السخف تذكر هذه الخطوة، إلا أن نسيانها أمر طبيعي لدى أصحاب المشاريع والمتاجر الإلكترونية، لكنها مهمة للغاية لأنها تساعدك في التركيز على الربح والتقليل من الإنفقاق والاستهلاك فيما هو ضروري فحسب.

5. زيادة الربحية

بالإضافة إلى ذلك، لا يمكننا أن ننسى زيادة الربح، من خلال مراجعة الأرباح ومراقبة سر زيادتها أو نقصانها والتركيز على زيادتها أكثر على اساس شهري وهذا سيساعد شيئًا فشيئًا في ظهور النمو لمشروعك واستقطاب المستثمرين فيما بعد ممن يريدون التعاون معك عبر الامتيازات “الفرنشايز” أو التمويل المباشر.

كيف تنجز المحاسبة المالية لمتجرك الإلكتروني؟

بعد أن تختار برنامج محاسبة يساعدك في إنجاز المحاسبة المالية لمتجرك، من المهم أن تأخذ في اعتبارك كيفية إنجاز المهام المحاسبية بطريقة بسيطة حتى تربح دون خسارة:

1. افصل موارد المتجر المالية عن أموالك الشخصية

هذه النقطة مهمة للغاية إذ يميل العديد من التجار ورواد الإعمال إلى الخلط بين نفقاتهم الشخصية ونفقات مشاريعهم بدلًا من فصلها من البداية، وقد يؤدي هذا إلى حدوث العديد من المشكلات فيما بعد، إذ لن تتمكن من التحكم في التدفق النقدي أو الاستثمارات والتمويلات التي يتلقاها مشروعك ولن يكون اتخاذ القرار مبنيًا على بيانات صحيحة كما ستزيد عليك الضرائب، لهذا السبب نوصيك بفتح حساب مصرفي مخصص لمتجرك فحسب، حتى تتمكن من تتبع دخل المتجر.

2. جهّز الميزانية

الميزانية جزء مهم من المحاسبة المالية لأي مشروع سواء كان على الإنترنت أو على أرض الواقع، لأنك بحاجة إلى معرفة مقدار ما ستثتمره أو ما تحتاجه للاستثمار في مشروعك، كما تحتاج أيضًا لتقدير الأرباح والنفقات من أجل ضمان الربح وعدم الخسارة.

أتوقع أن هذا المقال سيفيدك في عمل ميزانيتك: كيفية إعداد ميزانية لشركتك أو متجرك الإلكتروني | دليل للمبتدئين

3. اختر طريقة المحاسبة

هناك أيضًا نقطتان رئيسيتان في كل عملية محاسبية وهي طريقة المحاسبة هل سيتم تحديدها على اساس فردي لكل معاملة فردية تتم أم على أساس مزدوج، يعني هل سيتم حساب المعاملات النقدية التي تتم وحدها أم حسابها مع حساب الناقص من المخزون في نفس الوقت؟ ويمكنك البدء بنظم المحاسبة الفردية البسيطة لو كان متجرك صغيرًا! وما إذا كنت ستعتمد على محاسب في إغلاق الحسابات الخاصة بمشروعك أم ستعتمد على برنامج محاسبي.

4. تتبع دخلك ونفقاتك واحفظ كل الفواتير

في هذه المرحلة من المحاسبة، هي مرحلة الجدية لتتبع كل شاردة وواردة، وهي تنطوي على عمليتين مهمتين هما تدوين النفقات وحفظ الفواتير، إذ من المهم في كل مرة تدفع فيها فاتورة أو إعلان أو تجري عملية بيع أو تقوم بأي عملية أو معاملة مالية تتعلق بمتجرك من المهم أن تسجلها سواء بالورقة والقلم أو عبر الإكسيل أو من خلال البرامج المحاسبية التي يمكن أن تستخدمها.

ولا تنسى حفظ الفواتير، لضمان صحة المعاملات بتسجيلها والتأكد والرجوع إليها في حالة وجود شك أو خطأ، وفي بعض الدول أحيانًا يمكنك بهذه الفواتير استرداد جزء من الضريبة، لهذا ننصحك بحفظ هذه الفواتير على الأقل لمدة 6 أشهر.

5. اكتب التقارير شهريًا

من خلال تسجيل المعاملات وحفظ الفواتير، تكون لديك بيانات تحتاج إلى استخلاص معلومات وتقارير منها للتحقق من ربحية مشروعك على أساس سنوي أو شهري، وهناك نوعان من البيانات المالية التي يجب عليك كتابتها، أولًا بيانات الدخل والتي توضح إيراداتك ومصاريفك مما يسمح لك برؤية الخسائر والأرباح، والميزانية العمومية والتي توضح أصولك ومواردك وديونك ورأس المال أو الممتلكات التي يملكها مشروعك.

كلمة أخيرة، لا تنتظر لتبدأ!

بهذا نعتقد أن لديك ما يكفي من الموارد اللازمة لإنجاز أمور المحاسبة المالية لمتجرك، ابدأ الآن ولا تنتظر أكثر حتى تتمكن من إنجاز محاسبتك بنفسك دون الاعتماد على أحد خصوصًا وأن هناك الكثير من البرامج المحاسبية التي تمكنك من فعل المحاسبة بسهولة ودون تعقيد وبشكل أوتوماتيكي، لكن لا تنسى بمجرد أن يكبر مشروعك أن تستعين بمحاسب حتى تنشغل في نمو متجرك في حين ينشغل هو بمراقبة الحسابات بخبرته الواسعة!